Information om föreningens behandling av personuppgifter
Vad är personuppgifter
En personuppgift är all slags information som kan kopplas till någon som person, till exempel namn, personnummer, kontaktuppgifter och lägenhetsnummer.
Föreningen behandlar personuppgifter bl.a. om dem som är medlemmar i föreningen och dem som söker medlemskap i föreningen. Även när medlemskapet har upphört finns personuppgifter kvar i föreningens register. Det är ett lagkrav i exempelvis bostadsrättslagen och bokföringslagen.
Personuppgiftsbehandling
Föreningen är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som föreningen själv utför eller anlitar någon annan att utföra. Det kan exempelvis innefatta teknisk och ekonomisk förvaltning som sköts av Fastighetsägarna Service.
Medlemsansökan
Föreningen kan kontrollera att den som ansöker om medlemskap kan betala avgiften till föreningen. Föreningen kan därför skaffa in personupplysningar. Informationen i personupplysningen sparas fram tills frågan om medlemskap är avgjord.
Medlemmar i föreningen
Föreningen är enligt bostadsrättslagen skyldig att föra medlemsförteckning och lägenhetsförteckning. Rent praktiskt görs detta av föreningens förvaltare, Fastighetsägarna Service.
Medlemsförteckningen ska innehålla uppgift om:
- varje medlems namn och postadress,
- tidpunkten för medlemmens inträde i föreningen,
- den bostadsrätt som medlemmen har.
Medlemsförteckningen ska hållas tillgänglig för den som vill ta del av den.
Lägenhetsförteckningen ska innehålla uppgift om:
- lägenhetsbeteckning,
- belägenhet,
- rumsantal och övriga utrymmen,
- dagen för Bolagsverkets registrering av den ekonomiska plan som ligger till grund för upplåtelsen,
- bostadsrättshavarens namn,
- insatsen för bostadsrätten och
- pantsättningar.
Det är enbart medlemmar som har rätt att läsa lägenhetsförteckningen och då bara i fråga om den egna bostadsrätten.
Föreningen noterar information om medlemmar även i andra sammanhang. Närvaro på styrelsemöten och årsstämma anteckna för att det ska vara möjligt att i efterhand kontrollera hur beslut har fattats. Om det inkommer klagomål, störningsanmälningar, felanmälningar, synpunkter, motioner eller liknande kommer föreningen också att behöva registrera personuppgifter. Denna hantering av personuppgifter gör föreningen om det finns ett berättigat intresse för att kunna hantera det praktiska arbetet med föreningens angelägenheter. Föreningen registrerar inte mer information än nödvändigt och skyddar den på lämpligt sätt.
Föreningen har ett elektroniskt passagesystem som lagrar information om inpassering genom allmänna utrymmen. Denna information används för att systemet ska fungera och används vid behov för att felsöka t.ex. borttappade eller trasiga nyckelbrickor. Då brott begås i allmänna utrymmen kan ett urval av registrerade passager komma att lämnas ut på begäran av Polisen.
Föreningen har elektronisk bokning av tvättstugorna och bastun där föreningen sparar information om vem som bokat vilken lokal och under vilken period. Dessa data lagras endast för funktionen i systemet.
Föreningen kameraövervakar sina källarförråd, dit endast medlemmar, boende och eventuella gäster till dessa har tillträde. Syftet med övervakningen är att förebygga tillgreppsbrottslighet och underlätta utredningen av eventuella stölder, skadegörelser eller andra brott.
Det inspelade materialet lagras i 30 dagar hos ett externt företag och med vilket föreningen har ett särskilt avtal (personuppgiftsbiträdesavtal). Material från kamerorna kan enligt de villkor som ställts upp ses och undersökas endast då detta begärs/tillåts av behörig myndighet.
Föreningen har ett garage. Namn och kontaktuppgifter registreras för dem som står i kö till garageplats. För den som har en garageplats registrerar föreningen, namn, personnummer, lägenhetsnummer och kontaktuppgifter.
För att kunna ta del av elektroniska utskick från föreningen och ta del av lösenordsskyddat material på hemsidan måste medlemmen registrera uppgifter där, inklusive namn, kontaktuppgifter och lägenhetsnummer. Dessa personuppgifter blir inte offentliga och raderas då medlemmen flyttar från föreningen eller stänger ner sitt konto.
Samtycke
I vissa fall behöver föreningen samtycke av medlemmen för att registrera personuppgifter. Det gäller t.ex. om föreningen behöver behandla uppgifter om hälsa, publicera fotografier från någon föreningsaktivitet, notera andra kontaktuppgifter än adress eller lämna ut personuppgifter för andras marknadsföring (erbjudanden från banker, försäkringsbolag, eldistributörer, hantverkare och så vidare). Samtycke är givetvis frivilligt och kan lämnas på en särskild blankett. Ett samtycke kan återkallas när som helst.
Hur läge sparas personuppgifter?
Föreningen sparar bara personuppgifter som behövs för att bedriva föreningens verksamhet.
Inspelat bildmaterial från kamerorna i källaren sparas i 30 dagar och tas sedan bort automatiskt.
Passerloggar sparas i 14 dagar och tas sedan bort automatiskt.
Bokningsloggar sparas i 31 dagar tas sedan bort automatiskt.
Administrativa och övriga loggar sparas i 100 dagar och tas sedan bort automatiskt.
Medlemmars rättigheter
Varje medlem har rätt att få veta vilka personuppgifter som föreningen hanterar och kan därför begära ett så kallat registerutdrag i fråga om uppgifter som gäller medlemmen själv. Man har även rätt att kräva att felaktiga eller missvisande uppgifter rättas och att användningen av dem begränsas. I vissa fall kan man ha rätt att få personuppgifter raderade eller överförda till andra organisationer (så kallad dataportabilitet). Den som vill åberopa en sådan rättighet ska kontakta styrelsen. Man kan också rätt att vända sig till Integrationsskyddsmyndigheten med klagomål på hur föreningen hanterar personuppgifter.
Den som vill veta mer om föreningens behandling av personuppgifter eller vill utöva sina rättigheter enligt dataskyddslagstiftningen du kontakta styrelsen via e-post: .